1.頭語と結語
社外用は「拝啓 --> 敬具」「前略 --> 草々」「拝復(返信の場合)--> 敬具」の3種類
社内用は、頭語は一切不要 結語は「以上」を使う
2.前文(社内用は原則として省略)
貴殿|貴社|貴店|貴行|貴所-->ますます --> ご繁栄|ご清祥|ご清栄|ご隆盛|ご隆昌|ご発展|ご健勝 --> のこととお喜び申しあげます
皆々様には|各位には --> ご繁栄|ご清祥|ご清栄|ご隆盛|ご隆昌|ご発展|ご健勝 --> のこととお喜び申しあげます
3.挨拶文(前文と主文の間に使う)
毎度|毎々|日ごろ|平素|たびたび|常常 --> 格別の|ひとかた|ならない --> お引立て|ご愛顧|ご指導|ご厚情|ご高配|ご用命 --> を赐り|にあずかり|くださり|おいただき|を受け --> 厚く御礼申しあげます
4.主文の書き出し
前文のあと、すぐに主文に入る場合。「さて」「ついては」
返信の場合 O月O日付き貴状拝見いたしました
ご照会|ご依頼|ご案内|ご用命 --> の......について --> ご回答|ご通知|ご返事 --> 申しあげます
5.お礼のことば(例)
先日は種々ご教示にあずかり厚く御礼申し上げます。
過日何かとお手数をわずらわし、恐縮に存じます。
ご多忙中にもかかわらずご回答赐わり、まことにありがとうございました。
まずは略儀ながら、書中をもって御礼申しあげます。
まずは、とり急ぎ(とりあえず)御礼まで。
6.末文(社外用)
通知:まずは|とりあえず|とり急ぎ --> ご通知|お知らせ|ご一報 --> 申しあげます|まで
案内:まずはご案内まで|ご案内かたがたお願い申しあげます
依頼・お願い:まずはご依頼まで|お引立てのほどひとえにお願いいたします|よろしくご指示のほどおお願い申しあげます|今後とも倍旧のお引立てのほどお願い申し上げます
照会:まずはご照会まで|とり急ぎご照会まで
断わり:残念ながら貴意にそいかねますので、|あしからずご了承くださいますよう、|お願い申し上げます
後便・後日:詳しくはいずれ拝顔のうえ|詳細は近いうちにを伺いしてお話し --> 申しあげます
7.エアメールの宛名は
英文で宛名を書く場合は、第1に相手の氏名、その下にやや小さめに町名番地・市・国名の順で書く。差出人の氏名、住所も封筒の表面左上に、宛名より小さめに書く。切手は右上に貼る。
海外への便りは、送り先の国名にアンダーラインを引く。
外国から日本への宛名は、国名以外はすべて日本語でよい。