第三課 訪問と接待 (訪問与接待)
訪問と接待
先生:前回に名刺について、いろいろ話しました。今度、日本のビジネス社会では訪問と接待に関するエチケットを話しましょうか?
学生:はい。会社の代表者としての訪問の場合、どんな心得を覚えなければなりませんか?
先生:そうですね。訪問する場合、礼を失しないように次のようなことはポイントになります。まず必ず事前にアポイントメントを取ることです。なお相手の都合をいつも優先するよう注意してください。それから、約束時間の5分前には着くようにします。中には、約束時間に遅れたときは言い訳をせず「申し訳ありません」だけ謝ります。また、事前に遅れるのが分かっている時は電話を入れて通知しなさい。
学生:本当に細かいところなのですが、普通あまり気がつきませんね。
先生:ええ、訪問地の受付では自分の会社名と名前、会いたい人の名前、用件を言います。それから訪問したい人に会うとき、名刺交換のマナーは前回ビジネス教室で説明したとおりにやりなさい。とくに言いたいのは、必ず応接室では勧められた椅子にすわって、茶巣を出されたら、出してくれた人に「恐れ入ります」と礼を言って、また、茶巣は勧められてから頂くことです。
学生:はい、分かりました。訪問が終わったら、何か注意点はないでしょうか?
先生:訪問する前に、名刺、書類、資料などをちゃんと整えて、済んだら、お礼を述べて速やかに辞します。
たとえば「貴重なお時間を割いていただいて、誠に有難うございました」とか「今後とも宜しくお願い致します。」とか言います。
学生:しかし、別に何か雑談が出来ないのはなぜでしょう。
先生:できないとはいえませんがただし、ビジネス社会では皆忙しいですから、何よりも会社にとっては時間とコストを無駄にするわけにはいかないのです。
学生:はい、分かりました。つまり、効率的な訪問計画を立て、目的達成を掛けるのが大切ですね。
先生:なるほど。それは接待と違うのですよ。接待をするとき、お客様を中心にすることが大切です。そのためお酒類をお勧めして、リラックスしていただいてお客様のお好みになるよう努力をしなければなりません。
学生:接待を切り上げる時間は~~~~~~~~~
先生:いい問題ですね。接待を切り上げるタイミングのことですね。それは、早過ぎても不満が残りますし、遅過ぎることもよくありません。ですから、気持ちのよいすっかりしたお開きを心がけてください。
学生:難しいですね。
先生:接待側は難しいと言えば、接待された側もそれほど楽ではありませんよ。すなわち、招待を受けた場合は、独断で承諾してはいけません。必ず上司にそのことを申し出て承諾を得てから応じられます。また、事後の報告も忘れないようにします。
学生:それは、どういうわけですか?
先生:招待を受けた場合は、単に日ごろの取引関係の感謝なのか、特別の要望があるのかが判断しなければなりません。それで、判断した結果によって、対応方式も違うわけです。
学生:そういえば、招待を受けた場合は、出来ないと、どうしますか?
先生:ビジネス関係のために、都合で行けない、行きたくない、あるいは行くべきではないというようなときの断りの理由は、どうしても自分個人に関する事由をするべきです。そうでないと、今後の取引を失う恐れがあるかも知れません。もう一つ、招待を受けたら、近いうちにお礼の手紙を出すよう心がけてください。はい、きょうはこれで。
学生:はい、いい勉強になりました。
第三课 拜访与接待
老师:上次讲了许多名片的事情。这次,谈谈在日本商业社会有关拜访与接待的礼仪吧。
学生:作为代表公司的访问时,应记住哪些注意事项呢?
老师:恩,访问时,为了不失礼节,以下是要点。首先,必须事先预约,而且请注意先考虑对方是否方便。然后,要比约定时间提前5分钟到达。其中,迟到了约定时间时,不要辩解地只说声对不起就可以了。还有,事先知道会迟到时,打个电话通知一下。
学生:真是细微之处,平时从未注意到。
老师:恩。在访问地的传达室,说出自己的公司名称,名字,及想要见的人的名字和事由。而后,见到要拜访的人时,请按上次商务课所讲的交换名片的礼节去做。特别值得一提的是,在接待室,一定要坐在被让位的座位,而且,端出茶点的话,要向那人说声:“不用麻烦了。”同时被劝用茶点后再用。
学生:明白了。拜访结束后,要注意什么呢?
老师:拜访前,整理好名片,文件,资料等;拜访时,要有步骤,有要点地谈事情,办完事后要迅速地致谢离开。可以说一些诸如:“谢谢您抽出宝贵时间。”“今后仍请多关照”之类的话。
学生:但是,为什么不能闲谈点什么呢?
老师:并不是不可以。不过,在商业社会中,人们都比较忙,所以对于公司来说,是不能浪费时间和费用的。
学生:噢,懂了。也就是说,制定有效的访问计划以达到目的是重要的。
老师:对,拜访和接待不同。接待时,重要的是以客人为中心。为此,就要努力迎合客人喜好去劝酒,让客人轻松。
学生:老师,结束接待的时间呢?
老师:问得好。结束接待时间要适合。太早会留下不满,太晚也不妥。因此,要注意使大家心情舒畅地结束。
学生:那很不容易呀。
老师:接受邀请时,需要判断是对平时生意关系的感谢,还是有何特殊的要求。因此,根据判断结果的不同,其应付方式有所不同。
学生:这么一说,受到邀请时,若不能接受,怎么办呢?
老师:为了商贸关系,因故不能去,不想去,或者不该去的推辞理由,绝对应以与 个人有关的事由相关。
否则,就有可能失去今后的交易。另外一点要注意,受到了款待后,要在短期内发封感谢信。好,今天就讲到这里吧。
学生:谢谢!
第四課 贈答 (互贈礼品)
先生:それでは、贈物とお返しについてのビジネス教室を始めましょう。まず贈物をする時期について背何時瞑します。
学生:はい、お願いします。
先生:日本では大切な贈物の時期といいますと、お中元とお歳暮です。
学生:つまり、日本には、お中元とお歳暮という贈物の習慣がありますね。
先生:はい、そうです。お中元もお歳暮ももともと神や仏に供える宗教行事でしたが、現在では世話になっている人に感謝のしるしとして贈物をする、という習慣になっています。
学生:それは個人の間に限りますか。それとも。。。。。
先生:個人の間にもとより、会社の間でも盛んに贈り物のやりとりが行われるようになりました。ですから、毎年7月のお中元の時期と12月のお歳暮の時期になると、日本全国で贈答品に追われるといっても過言じゃありません。
学生:それはたいへんですね。毎年2回ぐらいですか?
先生:半年に一回のあいさtならお中元とお歳暮ですが、その中どちらか一方を省くのなら、お中元をやめて、お歳暮を贈ることになるのです。また、会社により「寒中見舞い」「暑中見舞い」も行われます。なお、年賀には「年賀状」を出すのは忘れてはいけません。
学生:はい、わかりました。贈り物をする時に何か注意点がありますか?
先生:ありますよ。贈り物をする時、持参する場合があれば、デパートなどから贈る場合があります。しかし、表書きには贈答の主旨ーーーーーお中元またはお歳暮をはっきり書かなければなりません。そして、水引、及びのし紙は、紅白蝶結びをするのが普通です。
学生:会社の間の贈るなら、具体的にだれかに贈るのですか。
先生:そうですね、取引先に贈る場合、会社又は部署宛に贈るのか、特定の個人宛に贈るかなどは、まえもって上司と相談して決めるのが一般です。
学生:先生、贈り物をいただいたあと、どのように感謝の気を表すのでしょうか。
先生:いい質問ですね。確かに贈り物に対して、感謝の気持ちを表すのが当然ですね。実は知人や友達ならば、電話または礼状でよいのですが、取引先ならば、必ず、早めに礼状を送るようにするわけです。
学生:そういえば、贈り物に対するお返しは必要ないんですね。
先生:普通お中元、お歳暮はお互いに贈りますので、お返しをすることは無いはずでしょう。学生:あっ、そのとおりです。
先生:しかし、そのほかの場合、例えば「冠婚葬祭」のことで、いただきものに対して、必ずお返しをしなければなりません。ここに注意してもらいたいのは、一つは、すぐにお返しをしないように注意します。あるいはしばらくしてからします。二つは、お返しを品物として、半返しぐらいに品物を選んでください。つまり高価すぎるお返しなら、かえって相手を困らせますから。進学祝いなど、お返しをしなくてよいことになっています。
学生:ところが、忌中であっても贈るとかお返しとか大丈夫ですか。
先生:ええ、それから、贈り物として品物選びにはお酒やお菓子などをしてよいことになっています。
学生:はい、いろいろと大変勉強になりました。
先生:では、次回までまた。
第五課 商談(談判)
先生:はい、みなさん、これからビジネス教室に入りましょうか。
学生:はい、よろしくお願いします。
先生:商談のマナーを守るのが大切だと思いますから、では、商談のマナーについて、話します。日本人の人間関係の特徴として、「ウチ.ソト」ということがよく指摘されるように、職場でもビジネスの場でも「ウチ。ソト」という言葉が十分に分かるようにして欲しいのです。
学生:ウチとは一定の範囲の内部を指し、ソトとはその外部という意味ですか。
先生:はい、そのとおりです。ここにビジネスで言う「ソト。ウチ」は社会学的な概念に使われたものですよ。それで、同じ会社の皆は自分の会社を「家」と見なして、会社という職場は実際、家族関係の延長される場でもあります。こういう意味では、ソトの関係は他社ということになります。
学生:おもしろいですね。それで、「ウチとソト」の関係は?
先生:「ウチ」の場合、人間関係に特に気を配らなくても円滑に生活が営まれていきます。あるいは、仕事を円滑に進めるためにお互いに助け合います。しかし、自社がある他社と取引関係を結んだ場合には、ウチでのべたような関係をその他社にも求めるようになります。つまり、自社以外に取引関係のある他社に対して、それは純粋な意味でのソトとは言えなくなります。すると、取引先の担当者と一緒に料亭に招待したり、休日にゴルフをしたりすることがあります。
学生:そういえば、このような他社との関係はウチに近い関係を作りたいためですね。
先生:そうです。しかし、商談のマナーには、「ウチ。ソト」がしっかり分かるようになってから、会社の秘密を守ることがありますよ。
学生:えっ、秘密?
先生:会社のマル秘事項が社外に漏れないように注意することは、ビジネスマンとしての最低の義務で、商談マナーの基本的なものですよ。ですから、ビジネスの場合には、自社の書類を机の上に置きっぱなしにすることとか、取引先の人との談話内容に無断に口を出すとか、絶対いけないんですよ。特に来客との打ち合わせなどで席を離れるときは短い時間でも必ず机の上の重要書類は片付けてするよう気をつけなければ成りません。
学生:はい、わかりました。
先生:またはね、時間が守ることです。時間を守れない人はすべての信用がなくなると言っても過言ではありませんから、取引先との約束の時間、書類の提出期限などをきちんと守ることは商談をするうえでの基本です。どうしても約束の時間に遅れたときは言い訳をせず、謝るほかありません。
学生:商談マナーで時間を守ることは一番大切ですよね。
先生:はい、それからはね、商談中、相手の話をよく聞くことはそれ以上大切なことです。それと同時に重要なことを記録することが必要です。分からないことなどある場合に、途中で話をさえぎたり、異議を差し挟んだりしないよう注意してください。相手の話が終ったらタイミングの良い質問をし、商談をスムーズに進めさせます。学生:なるほど、そうですね。
先生:最後に、商談にはフォーマルな服装で出るようにしてください。逆に、取引先の人とゴルフなどレクリエーションのことでジーンズとTシャツのラフな格好でいいほうです。
学生:つまり、ハイキングなどで、洋服をきちんと着るのがかえっておかしいですね。
先生:そう、そうです。本日、普段気がついていないような商談マナーをいくつか話しました。しかし、敬語を正しく使いこなすことがビジネスマンとしての第一歩ですから、皆さん身につけなければなりませんよ。
学生:はい、わかります。ビジネス社会のいろいろ、けっこう面白いですね。
先生:はい、ここまでにして、次回また。
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